En muchas oficinas, cuanto más ocupado estás, más desordenado y menos productivo se vuelve tu entorno de trabajo. Para alentar la eficiencia, todos los equipos necesitan un método para mantener las cosas ordenadas y organizadas. Esto puede parecer una tarea sencilla, pero cuando trabajamos desde casa y estamos en la oficina todos los días, es fácil acostumbrarnos, e incluso volvernos inmunes al desorden. Esto a menudo nos conduce a problemas de organización involuntarios, lo que llevaría a otros problemas y así.

Por lo que es fundamental el disponer de un sistema para mantener un espacio de trabajo libre de desorden y confusión. Vuelve a retomar tu capacidad de gestión y el flujo de tu trabajo con estos tips que seguro estabas esperando.

¿cuáles son los beneficios de mantener tu oficina libre de desorden?

Aumento de la productividad: Cuanto menos tiempo pases tratando de encontrar objetos y documentos específicos, más tiempo podrás dedicar a centrarte en tu trabajo. Cámbiate a lo digital y mantén tus documentos en la nube, esto también puede darte un mayor control y acceso a ellos, mientras mantienes tu oficina limpia de papeles.

Tranquilidad: El desorden no sólo afecta a tu espacio físico, sino también a tu espacio mental. En otras palabras, cuando tu mente está preocupada por el estado de tu oficina, tiendes a distraerte y a perder el enfoque y la concentración necesarios para el día. Se suele decir que un espacio personal desordenado es el reflejo del estado mental en el que se encuentran las personas.

Representación de marca: Si tu entras a la oficina de un cliente y te encuentras con que está desorganizada, ¿qué pensarías?. Probablemente, proyectarías ese ambiente a la forma en que el cliente maneja sus negocios. Lo mismo ocurre con tu propia marca. Ya sea solo en casa o incluso en un entorno de coworking compartido, mantener tu espacio de trabajo limpio no sólo da una mejor representación, sino que demuestra respeto por el espacio y por las otras personas que lo comparten.

Mantén solo lo necesario

En lugar de intentar tomar decisiones individuales sobre qué se queda y qué se va, a veces es mejor deshacerse de todo y luego ir añadiendo cosas poco a poco a medida que las necesites. Por ejemplo, piensa en esto como si fuera el escritorio de tu computador. Cuantos más programas instalas, más accesos directos aparecen en el fondo del escritorio, y sólo cuando eliminas todos esos accesos directos te das cuenta de los pocos que realmente utilizas.

Este mismo principio se aplica a tu oficina, ya sea en casa o fuera de ella. No es raro tener cosas en un área de trabajo que no se han tocado durante meses, pero eso no significa que tengan que permanecer ahí. No dejes que ocupen un espacio valioso sin aportar nada a tu productividad. Si te deshaces de todo y luego vuelves a añadir cosas cuando sea necesario, podrás conservar de forma más eficaz y objetiva sólo lo esencial.

Organiza en función de la practicidad

Una vez que hayas reducido el desorden, el siguiente paso es organizar el resto de los objetos en tu espacio de trabajo según su orden de uso habitual.

Para mejorar tu flujo de trabajo, coloca los objetos que utilizas con más frecuencia en los cajones superiores del escritorio (como agendas o cargadores), donde el acceso es rápido y fácil. Ten cerca bolígrafos y lápices, y guarda el resto del material (como corcheteras o gomas) en los cajones inferiores. Organiza el resto de la oficina de forma similar, de modo que los objetos menos utilizados estén más alejados. Este sencillo sistema aumentará la productividad y garantizará que las cosas que más utilizas estén siempre cerca, mientras que el resto de los objetos personales pueden estar guardados fuera del escritorio.

Toma fotos

¿Has ido a otras oficinas y has observado un montón de desorden del cual nadie se percata?. Es probable que lo mismo haya pasado en tu oficina. Cada persona que visita tu oficina lo hace con una perspectiva distinta y puede que noten cosas de las cuales tú no te hayas dado cuenta. Un excelente método para comprobar si tu oficina se ve desordenada, a pesar de que creas que no lo está, es tomando una fotografía de la oficina, pero desde la puerta.

Esto te permitirá ver tu entorno de trabajo bajo la misma luz que lo hacen aquellos quienes te visitan, probablemente sorprendiéndote con el resultado. Si tienes problemas para encontrar el foco del desorden, prueba sacando fotos desde distintos ángulos. Las fotografías proporcionan una perspectiva totalmente diferente, y los posibles problemas podrían salir de la imagen, ayudándote a identificar rápidamente las zonas que necesitan ser limpiadas.

Intentar reducir el estrés en nuestros entornos de trabajo puede ser un verdadero reto. Y como todo en la vida, algunas cosas están bajo nuestro control y otras no. Por suerte, una de las áreas sobre la que podemos tener cierta influencia es en la de nuestro espacio de trabajo.

Es natural que se vaya desordenando con el tiempo, pero es importante darnos cuenta de cuando es momento de reorganizar todo y volver a mantener el espacio limpio, para así no afectar negativamente nuestra productividad, creatividad y estado de ánimo. Solo basta un poco de rigurosidad y tus problemas de desorganización serán cosa del pasado.

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